Notion, Airtable und Mailchimp

Ohne die Integration spricht die App nicht mit diesen Werkzeugen: Die Aktion wird mit dem Hinweis abgelehnt, dass sie in dieser App nicht eingerichtet ist. Keines der drei verlangt eine Autorisierung im Browser: Es genügt, den Token beim Anbieter zu erzeugen und in die Karte einzufügen.

Bevor Sie anfangen

• Tarif: Builder. Der Tarif wird bei jeder Nutzung geprüft: Verlässt das Konto den Builder, hört die App auf, mit ihnen zu sprechen;
• Kosten: Alle drei haben kostenlose Tarife, die für den Anfang reichen. Jeder Aufruf der App verbraucht Integrations-Credits, und zwar nur, wenn der Anbieter annimmt;
• Minimale Berechtigung. Geben Sie dem Token nur den Zugriff, den die App nutzt, und nur auf die Datenbanken oder Listen, die die App braucht. Die Schritte unten sagen jeweils, was das Minimum ist.

Die drei Karten liegen im Tab Integrationen: Notion und Airtable in der Kategorie Produktivität, Mailchimp in Kommunikation.

Notion

Feld der Karte: Internal Integration Token.

Was die App tut: Sie legt Seiten in einer Notion-Datenbank an und füllt dabei die Eigenschaften der Datenbank. Zum Beispiel wird jedes in der App abgeschickte Formular zu einer Zeile in der Datenbank.

1. legen Sie in app.notion.com/developers eine Connection an. Dafür müssen Sie Owner des Workspace sein;
2. kopieren Sie im Tab Configuration der Connection den Token;
3. fragt die Connection nach Fähigkeiten, ist Inhalte einfügen die einzige, die die App braucht;
4. öffnen Sie in Notion die Datenbank, die die App nutzen wird, klicken Sie auf ••• und dann auf Add connections, und wählen Sie Ihre Connection;
5. fügen Sie auf der Karte Notion den Token ein und klicken Sie auf Speichern und aktivieren.

An Schritt 4 bleibt fast jeder hängen: Ein neuer Token sieht keine einzige Seite. Ohne Zugriff auf die Datenbank antwortet Notion, dass die Datenbank nicht existiert, auch mit dem richtigen Token.

Damit die App weiß, in welche Datenbank sie schreibt, braucht sie die ID der Datenbank: Das ist der lange Code in der Adresse der Datenbank, wenn sie als ganze Seite geöffnet ist. Geben Sie sie im Chat zusammen mit Ihrer Bitte an.

Airtable

Feld der Karte: Personal Access Token.

Was die App tut: Sie listet Datensätze einer Tabelle auf (mit Filter, Sortierung und Ansicht) und legt Datensätze darin an.

1. klicken Sie in airtable.com/create/tokens auf Create new token;
2. fügen Sie unter Scopes data.records:read (zum Auflisten) und data.records:write (zum Anlegen) hinzu. Liest die App nur, genügt der erste;
3. fügen Sie unter Access nur die Base hinzu, die die App nutzen wird. Ohne diesen Schritt sieht der Token nichts;
4. klicken Sie auf Create token und kopieren Sie den Wert. Er erscheint nur einmal;
5. fügen Sie auf der Karte Airtable den Token ein und klicken Sie auf Speichern und aktivieren.

Damit die App weiß, wo sie liest und schreibt, braucht sie die ID der Base und den Namen der Tabelle. Die ID ist der Teil, der in der Adresse der geöffneten Base mit app beginnt (airtable.com/appXXXXXXXX/…). Geben Sie beides im Chat an.

Die alten API keys von Airtable wurden eingestellt: Nur der Personal Access Token funktioniert.

Mailchimp

Felder der Karte: API key und Server prefix (optional, stammt aus dem Key).

Was die App tut: Sie trägt einen Kontakt in eine Audience (Liste) ein. Eine E-Mail, die schon auf der Liste steht, erneut einzutragen, erzeugt keinen Fehler.

1. klicken Sie in Mailchimp auf Ihren Avatar → Account & billing → Extras → API keys → Create A Key;
2. kopieren Sie den Schlüssel vollständig, mit dem Suffix (etwa …-us21). Aus dem Suffix ergibt sich das Rechenzentrum, deshalb kann Server prefix leer bleiben;
3. kopieren Sie unter Audience → All contacts → Settings → Audience name and defaults die Audience ID;
4. fügen Sie auf der Karte Mailchimp den Schlüssel ein und klicken Sie auf Speichern und aktivieren;
5. geben Sie die Audience ID im Chat an, wenn Sie die App bitten, Kontakte einzutragen.

Der Mailchimp-Schlüssel gibt Zugriff auf das gesamte Konto, ohne Auswahl von Berechtigungen. Legen Sie einen eigenen Schlüssel nur für diese App an, damit Sie ihn löschen können, ohne andere Nutzungen zu beeinträchtigen.

Nutzen Sie zum Testen eine Wegwerf-Audience: Die Eintragung ist echt und kann die Willkommens-E-Mail der Liste auslösen.

Woran Sie erkennen, dass es funktioniert

Diese drei Karten testen den Token beim Speichern nicht: Verbunden bedeutet, dass der Token gespeichert wurde. Der Beweis ist die erste echte Aktion:

• Notion: Schicken Sie das Formular der App ab und sehen Sie nach, ob die Zeile in der Datenbank erschienen ist;
• Airtable: Sehen Sie nach, ob die App die Datensätze der Tabelle auflistet;
• Mailchimp: Tragen Sie eine Test-E-Mail ein und prüfen Sie sie in der Audience.

Schlägt es fehl, enthält der angezeigte Fehler die Meldung des Anbieters selbst.

Widerrufen

Öffnen Sie die Karte und klicken Sie auf Trennen. Löschen Sie danach den Token dort, wo Sie ihn angelegt haben: die Connection in Notion, den Token unter airtable.com/create/tokens, den Schlüssel unter API keys in Mailchimp.

Häufige Probleme

• Notion sagt, die Datenbank existiere nicht. Der Schritt Add connections in der Datenbank fehlt, oder die angegebene ID gehört zu einer Seite und nicht zu einer Datenbank;
• Notion lehnt die Eigenschaften ab. Namen und Typen müssen zu den Spalten der Datenbank passen. Nennen Sie dem Assistenten die genauen Spaltennamen;
• Airtable antwortet ohne Berechtigung. Dem Token fehlt der nötige Scope, oder er hat keinen Zugriff auf diese Base erhalten;
• Airtable lehnt einen Wert einer Auswahlliste ab. Bitten Sie den Assistenten, über den Namen der Option zu schreiben; die Integration akzeptiert das, wenn die App es anfordert;
• Mailchimp lehnt den Schlüssel ab. Prüfen Sie, ob Sie den ganzen Schlüssel mit Suffix kopiert haben. Wenn Sie Server prefix ausgefüllt haben, muss er dem Suffix des Schlüssels entsprechen (oder lassen Sie ihn leer);
• Viele aufeinanderfolgende Aufrufe an Airtable schlagen fehl. Airtable begrenzt die Zahl der Aufrufe pro Sekunde je Base. Warten Sie einige Sekunden und versuchen Sie es erneut.