Notion, Airtable y Mailchimp

Sin la integración, la app no se comunica con esas herramientas: la acción se rechaza con el aviso de que no está configurada en esta app. Ninguna de las tres exige autorizar en el navegador: basta con generar el token en el proveedor y pegarlo en la tarjeta.

Antes de empezar

• Plan: Builder. El plan se comprueba en cada uso: si la cuenta deja Builder, la app deja de comunicarse con ellas;
• Costo: las tres tienen planes gratuitos que sirven para empezar. Cada llamada que hace la app consume créditos de integración, y solo cuando el proveedor acepta;
• Permiso mínimo. Dale al token solo el acceso que usa la app, y solo a las bases o listas que la app necesita. Los pasos de abajo indican cuál es el mínimo en cada una.

Las tres tarjetas están en la pestaña Integraciones: Notion y Airtable en la categoría Productividad, Mailchimp en Comunicación.

Notion

Campo de la tarjeta: Internal Integration Token.

Qué hace la app: crea páginas en una base (database) de Notion, completando las propiedades de la base. Por ejemplo, cada formulario enviado en la app se convierte en una fila de la base.

1. en app.notion.com/developers, crea una connection. Hay que ser owner del workspace;
2. en la pestaña Configuration de la connection, copia el token;
3. si la connection pide capacidades, la de insertar contenido es la única que necesita la app;
4. abre en Notion la base que va a usar la app, haz clic en ••• y en Add connections, y elige tu connection;
5. en la tarjeta Notion, pega el token y haz clic en Guardar y activar.

El paso 4 es el que atasca a casi todo el mundo: un token nuevo no ve ninguna página. Sin dar acceso a la base, Notion responde que la base no existe, aunque el token sea el correcto.

Para que la app sepa en qué base grabar, necesita el ID de la base: es el código largo en la dirección de la base, cuando se abre como página completa. Indícalo en el chat junto con el pedido.

Airtable

Campo de la tarjeta: Personal Access Token.

Qué hace la app: lista registros de una tabla (con filtro, orden y vista) y crea registros en ella.

1. en airtable.com/create/tokens, haz clic en Create new token;
2. en Scopes, agrega data.records:read (para listar) y data.records:write (para crear). Si la app solo lee, basta con el primero;
3. en Access, agrega solo la base que va a usar la app. Sin este paso el token no ve nada;
4. haz clic en Create token y copia el valor. Solo aparece una vez;
5. en la tarjeta Airtable, pega el token y haz clic en Guardar y activar.

Para que la app sepa dónde leer y grabar, necesita el ID de la base y el nombre de la tabla. El ID es el fragmento que empieza con app en la dirección de la base abierta (airtable.com/appXXXXXXXX/…). Indica los dos en el chat.

Las antiguas API keys de Airtable se discontinuaron: solo funciona el Personal Access Token.

Mailchimp

Campos de la tarjeta: API key y Server prefix (opcional, se toma de la clave).

Qué hace la app: inscribe un contacto en una audiencia (lista). Volver a inscribir un correo que ya está en la lista no da error.

1. en Mailchimp, haz clic en tu avatar → Account & billing → Extras → API keys → Create A Key;
2. copia la clave completa, con el sufijo (algo como …-us21). Del sufijo sale el data center, y por eso el Server prefix puede quedar en blanco;
3. en Audience → All contacts → Settings → Audience name and defaults, copia el Audience ID;
4. en la tarjeta Mailchimp, pega la clave y haz clic en Guardar y activar;
5. indica el Audience ID en el chat cuando le pidas a la app que inscriba contactos.

La clave de Mailchimp da acceso a toda la cuenta, sin elección de alcance. Crea una clave solo para esta app, para poder borrarla sin afectar otros usos.

Para probar, usa una audiencia desechable: la inscripción es real y puede disparar el correo de bienvenida de la lista.

Cómo saber que funcionó

Estas tres tarjetas no prueban el token al guardar: Conectada significa que el token se guardó. La prueba es la primera acción real:

• Notion: envía el formulario de la app y comprueba si apareció la fila en la base;
• Airtable: comprueba si la app lista los registros de la tabla;
• Mailchimp: inscribe un correo de prueba y revísalo en la audiencia.

Si falla, el error que aparece trae el mensaje del propio proveedor.

Cómo revocar

Abre la tarjeta y haz clic en Desconectar. Después borra el token en el mismo lugar donde lo creaste: la connection en Notion, el token en airtable.com/create/tokens, la clave en API keys en Mailchimp.

Problemas comunes

• Notion dice que la base no existe. Falta el paso Add connections en la base, o el ID indicado es de una página y no de una base;
• Notion rechaza las propiedades. Los nombres y tipos tienen que coincidir con las columnas de la base. Dile al asistente los nombres exactos de las columnas;
• Airtable responde sin permiso. El token no tiene el alcance necesario o no recibió acceso a esa base;
• Airtable rechaza un valor de una lista de opciones. Pídele al asistente que grabe por el nombre de la opción; la integración lo acepta cuando la app lo pide;
• Mailchimp rechaza la clave. Comprueba que copiaste la clave completa, con el sufijo. Si completaste el Server prefix, tiene que ser igual al sufijo de la clave (o déjalo en blanco);
• Fallan muchas llamadas seguidas a Airtable. Airtable limita la cantidad de llamadas por segundo por base. Espera unos segundos y vuelve a intentarlo.